Preparar um evento corporativo não é atividade simples: do catering ao local onde será realizado, passando pela lista de convidados e demais demandas necessárias, preparar um evento exige decisões que podem tornar a atividade um tanto quanto complicada.
Antes de escolher o ambiente ideal para um evento corporativo, é importante ter alguns tópicos em mente: Quantas pessoas participarão? Qual é o objetivo do encontro? Qual a duração do evento? Há necessidade de alimentação para os participantes? Todos os convidados virão da cidade em que o evento será sediado?
Número de convidados
O número de presentes é fundamental para uma escolha assertiva do local. Afinal de contas, muitos lugares sobressalentes podem fazer com que o evento pareça pouco prestigiado, ao passo que a falta de espaço para todos pode transmitir uma ideia de desorganização e causar desconforto. Nos hotéis da HCC, por exemplo, você pode optar por uma sala que comporte oito pessoas, assim como um auditório que receba até quinhentas pessoas.
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O objetivo
Comemorar metas batidas, realizar atividades instrutivas para funcionários, organizar reuniões com clientes de fora ou comemorar o fim de um ano produtivo para a empresa são alguns exemplos desses propósitos. Pensar em que atividades serão realizadas no evento é uma ótima maneira de fazer a escolha do ambiente ideal, pois você terá em mente se precisará de uma sala mais intimista, com os convidados compartilhando mesas, ou se precisará de um palco com cadeiras alinhadas, por exemplo.
Duração
Um evento corporativo pode se estender por algumas horas ou durar mais de um dia. Idealizar o tempo em que o seu evento acontecerá é outro fator importante para a escolha do local ideal.
Catering
Decidir se haverá algum tipo de alimentação para os participantes pode ser uma atividade complicada para a organização de um evento. Além de procurar pelo fornecedor ideal, você também deverá escolher um local que não apenas forneça a estrutura para que a comida seja preparada, como também servida. Nesses casos, é interessante procurar por locais que contem com os serviços de alimentação. Assim, a organização do seu evento será mais simples e você contará com algumas preocupações a menos.
O local
Para escolher o local em que seu evento acontecerá, vale a pena entender de onde são seus convidados. É interessante pensar se os participantes são da cidade no qual o evento está sendo preparado e caso a resposta seja não, é importante pensar onde ficarão hospedados. Escolher um local de fácil acesso, em regiões centrais ou comerciais da cidade é importante seja para quem é de fora, por ter dificuldades para se localizar ou pela facilidade de quem já mora no local.
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Dicas para locais
Na HCC Hotels existem possibilidades da realização de diversos eventos. O Qoya Hotel, por exemplo, conta com a chance de reuniões com 10 pessoas e até grandes congressos com 500 pessoas. O Radisson Hotel tem abertura para eventos de pequeno porte, com 40 pessoas, casamento ou formaturas para 400 convidados. O Quality Hotel recebe eventos com até 150 conviados e o Go Inn tem uma sala para até 25 pessoas.
Caso queira realizar uma promoção a céu aberto, o Suryaa Lifestyle Hotel é perfeito para a ocasião, já que existe o rooftop com ampla área que dá vista para grande parte do Alphaville Graciosa, além da possibilidade de reuniões pequenas e salas privativas para até 18 pessoas. O Qoya Hotel em São Paulo também tem o Jardim Qoya, um espaço aberto no terraço do terceiro andar que pode ser utilizado para eventos.
Se existe a vontade de realizar algum casamento ou evento social em um cenário paradisíaco, o Wyndham Ilhabela Casa di Sirena é excelente para esta ocasião.
E para eventos em Porto Alegre, uma excelente opção é o Hotel Continental Business, que oferece uma sala para eventos aconchegante e adequada para reuniões corporativas!
Contato
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